Nel frenetico mondo degli affari di oggi, i dati sono la linfa vitale di qualsiasi organizzazione. Ma con l’aumento del volume di documenti, file e informazioni, gestirli e organizzarli in modo efficiente diventa un compito impegnativo. È qui che entrano in gioco i sistemi di gestione dei documenti, che offrono una soluzione digitale in grado di semplificare i processi documentali, migliorare la collaborazione e aumentare la produttività.

Si prevede che il mercato globale del software di gestione dei documenti crescerà fino a 14,20 miliardi di dollari USA nel 2030, crescendo a un CAGR del 10,3% per tutto il periodo di previsione dal 2023 al 2030. (Research & Market Report).

Nonostante gli evidenti vantaggi dell’utilizzo di un software DSM, è indubbio che i principali fornitori del mercato, a parte le consuete dichiarazioni di marketing, non soddisfano i requisiti dei clienti e le esigenze aziendali;

Tuttavia, approfondiamo una panoramica di alcuni inconvenienti comuni associati al software DSM disponibile sul mercato:

  1. Complessità e curva di apprendimento: molte soluzioni software DMS possono essere complesse, soprattutto per utenti non tecnici. La curva di apprendimento per comprendere tutte le caratteristiche e le funzionalità potrebbe essere ripida, portando a potenziale frustrazione dell’utente e riduzione della produttività durante le fasi iniziali dell’implementazione.
  2. Costo: i sistemi di gestione dei documenti possono essere costosi, soprattutto per le soluzioni di livello aziendale o quelle con ampie opzioni di personalizzazione. Oltre ai costi di licenza iniziali, potrebbero esserci costi aggiuntivi per supporto, manutenzione, aggiornamenti e integrazione con altri sistemi.
  3. Problemi di integrazione: alcuni software DMS potrebbero incontrare difficoltà nell’integrarsi perfettamente con i sistemi e le applicazioni esistenti. Potrebbero sorgere problemi di compatibilità, rendendo difficile la razionalizzazione dei flussi di lavoro e portando a potenziali discrepanze nei dati.
  4. Prestazioni e scalabilità: nelle organizzazioni più grandi con volumi di documenti sostanziali, alcuni software DMS potrebbero avere difficoltà a mantenere prestazioni e reattività ottimali. Man mano che i dati aumentano, il sistema potrebbe non scalare in modo efficiente, causando colli di bottiglia nelle prestazioni.
  5. Preoccupazioni per la sicurezza: l’archiviazione di documenti sensibili in un DMS richiede solide misure di sicurezza. Alcuni software DMS potrebbero presentare vulnerabilità che possono essere sfruttate, esponendo potenzialmente informazioni riservate ad accessi non autorizzati o attacchi informatici.

Omnia DSM supera le problematiche sopra citate, proponendo un DSM in grado di garantire:

1) Appiattimento della curva di apprendimento: gli utenti sono in grado di apprendere le funzionalità principali in pochi giorni;

2) Diminuzione dei costi totali: il piano di abbonamento e l’assenza di costi di manutenzione consentono ai clienti di risparmiare una buona parte del loro budget IT;

3) Eliminazione dei problemi di integrazione: la piattaforma è stata concepita per integrarsi agevolmente in qualsiasi sistema IT;

4) Scalabilità illimitata: Omnia può preservare la propria flessibilità e prestazioni a qualsiasi velocità di crescita dei dati;

5) Sicurezza informatica garantita: Omnia è stata testata con successo come piattaforma altamente affidabile ed è conforme al 100% alla direttiva NIS dell’UE (vedi https://www.enisa.europa.eu/topics/cybersecurity-policy/nis-directive-new)

6) Automatizzare: Omnia consente la completa automazione del ciclo di vita della documentazione, tra cui:

  1. Generazione automatica dei documenti
  2. Automazione del processo: grazie al suo motore BPM, Omnia può automatizzare qualsiasi processo relativo ai documenti, in un approccio Low Code
  3. Analisi dei documenti, classificazione ed estrazione dei dati: Omnia dispone di funzionalità che consentono di recuperare informazioni dai documenti e utilizzarle in processi, tabelle, integrazioni, ecc.
  4. Integrazione con i principali repository documentali
  5. Correlazione dei dati: i documenti possono essere correlati a qualsiasi altra entità di dati gestita nel Sistema Omnia o accessibile da esso

La crescente adozione di soluzioni basate su cloud, la crescente attenzione alla digitalizzazione e la necessità di una solida sicurezza dei dati sono alcuni dei fattori chiave che guidano questa espansione del mercato. Si stima che il mercato continuerà a crescere grazie alla sua capacità di trasformare le aziende in vari settori, dalla sanità alla finanza e tutto il resto.

Ora, approfondiamo i principali vantaggi dell’implementazione di un sistema di gestione dei documenti nella tua organizzazione:

  1. Organizzazione avanzata dei documenti: DMS ti consente di organizzare tutti i tuoi file e documenti in modo sistematico, eliminando il fastidio di cercare negli schedari fisici o nelle cartelle sparse sul tuo computer.
  2. Collaborazione e flusso di lavoro migliorati: in un mondo connesso, la collaborazione è vitale per il successo aziendale. I sistemi di gestione dei documenti consentono la collaborazione in tempo reale, consentendo a più membri del team di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento.
  3. Sicurezza e conformità dei dati: con la minaccia sempre crescente di violazioni dei dati, garantire la sicurezza delle informazioni sensibili è fondamentale. Un DMS affidabile offre solide funzionalità di sicurezza, inclusi controlli di accesso, crittografia e audit trail. Inoltre, aiuta a rispettare le normative sulla protezione dei dati, garantendo che la tua organizzazione rimanga dalla parte giusta della legge.
  4. Controllo della versione: tenere traccia delle versioni dei documenti è fondamentale, soprattutto quando sono coinvolte più parti interessate. DMS mantiene una cronologia delle versioni, consentendo di ripristinare le iterazioni precedenti, se necessario. In questo modo si evitano errori e confusione causati dall’utilizzo di documenti obsoleti.
  5. Ripristino di emergenza e continuità aziendale: i documenti cartacei sono vulnerabili a danni fisici o perdite dovute a disastri imprevisti. Al contrario, un DMS basato su cloud garantisce che i tuoi dati vengano sottoposti a backup in modo sicuro e possano essere facilmente ripristinati, consentendo alla tua azienda di riprendere rapidamente le operazioni di fronte alle avversità.
  6. Risparmio di costi e spazio: l’adozione di DMS riduce la necessità di storage fisico, riducendo i requisiti di spazio in ufficio ei costi associati. Inoltre, riduce al minimo le spese relative alla stampa, alle fotocopie e alla distribuzione dei documenti.

 

Per riassumere, adottando un DMS la tua organizzazione può abbracciare efficienza, collaborazione, sicurezza e conformità, guadagnando così un vantaggio competitivo nel panorama aziendale dinamico di oggi.

Entra nei dettagli, dai un’occhiata

Document Management

Tony Vitale